Ratgeber

E-Rechnung oder PDF-Rechnung? Der Unterschied für Shopify-Händler

Viele Rechnungs-Apps für Shopify erzeugen ein ordentliches PDF – und viele Händler gehen davon aus, damit für die E-Rechnungspflicht gerüstet zu sein. Das ist ein Missverständnis. Hier sehen Sie, worin sich eine PDF-Rechnung von einer echten E-Rechnung unterscheidet und wie Sie Ihre eigenen Rechnungen in zwei Minuten prüfen.

Kurz erklärt

Ein PDF ist keine E-Rechnung – auch dann nicht, wenn es per E-Mail verschickt wird.
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten strukturiert als XML nach EN 16931, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.
An Geschäftskunden reichen PDF-Rechnungen nur noch in der Übergangszeit, spätestens ab 2028 nicht mehr.
ZUGFeRD verbindet beides: ein normales PDF für Menschen und die E-Rechnung für die Buchhaltung in einer Datei.

PDF-Rechnung und E-Rechnung im Vergleich

Was steckt drin?

PDF-Rechnung: Ein Bild der Rechnung: Text und Zahlen zum Ansehen
E-Rechnung: Strukturierte Rechnungsdaten (XML) nach der Norm EN 16931 – bei ZUGFeRD zusätzlich ein lesbares PDF

Kann Buchhaltungssoftware sie direkt verarbeiten?

PDF-Rechnung: Nein – Beträge und Daten müssen abgetippt oder per Texterkennung ausgelesen werden
E-Rechnung: Ja – Beträge, Steuersätze und Anschriften werden ohne Abtippen übernommen

An Privatkunden (B2C)

PDF-Rechnung: Zulässig
E-Rechnung: Zulässig

An Unternehmen (B2B) bis Ende 2026

PDF-Rechnung: Zulässig (als PDF mit Zustimmung des Empfängers)
E-Rechnung: Zulässig

An Unternehmen (B2B) im Jahr 2027

PDF-Rechnung: Nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz
E-Rechnung: Zulässig

An Unternehmen (B2B) ab 2028

PDF-Rechnung: Nicht mehr zulässig (außer z. B. Kleinbeträge bis 250 €)
E-Rechnung: Pflicht

Merkmal	PDF-Rechnung	E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung)
Was steckt drin?	Ein Bild der Rechnung: Text und Zahlen zum Ansehen	Strukturierte Rechnungsdaten (XML) nach der Norm EN 16931 – bei ZUGFeRD zusätzlich ein lesbares PDF
Kann Buchhaltungssoftware sie direkt verarbeiten?	Nein – Beträge und Daten müssen abgetippt oder per Texterkennung ausgelesen werden	Ja – Beträge, Steuersätze und Anschriften werden ohne Abtippen übernommen
An Privatkunden (B2C)	Zulässig	Zulässig
An Unternehmen (B2B) bis Ende 2026	Zulässig (als PDF mit Zustimmung des Empfängers)	Zulässig
An Unternehmen (B2B) im Jahr 2027	Nur noch bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz	Zulässig
An Unternehmen (B2B) ab 2028	Nicht mehr zulässig (außer z. B. Kleinbeträge bis 250 €)	Pflicht

Gemeint sind Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Einzelheiten zu Fristen und Ausnahmen finden Sie im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025–2028.

So prüfen Sie, ob Ihre Rechnung eine E-Rechnung ist

Laden Sie eine Rechnung aus Ihrem Shop herunter und öffnen Sie sie im Adobe Acrobat Reader (kostenlos).
Klicken Sie links auf das Büroklammer-Symbol (Anhänge). Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält dort eine XML-Datei, meist factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder xrechnung.xml.
Kein Anhang? Dann ist die Rechnung ein reines PDF und keine E-Rechnung.
Anhang vorhanden? Achten Sie auf das Profil: Erst ab EN 16931 (auch „Comfort“ genannt) erfüllt die Rechnung die Anforderungen. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht aus. Sicher sind Sie mit einer Prüfung in einem Validator, etwa dem Mustang-Validator.

Eine reine XRechnung ist dagegen gar kein PDF, sondern nur eine XML-Datei. Sie wird vor allem von Behörden verlangt; zum Lesen braucht man einen Viewer.

Warum ZUGFeRD für Online-Shops die praktische Wahl ist

Eine Datei für alle Kunden

Im Shop wissen Sie oft nicht sicher, ob privat oder gewerblich gekauft wird. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht für Privatkunden aus wie jedes andere PDF – und ist für Geschäftskunden zugleich eine vollwertige E-Rechnung.

Weniger Arbeit beim Empfänger

Die Buchhaltung Ihrer Geschäftskunden liest die Daten direkt aus dem XML. Das spart dort Abtippen und Rückfragen – und macht Sie zu einem angenehmen Lieferanten.

Echte E-Rechnungen mit InvoPass

Zu jeder Bestellung in Ihrem Shopify-Shop entsteht automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931 als PDF/A-3 – ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten.
Das Rechnungsformat wird bei jeder Weiterentwicklung automatisch mit dem Mustang-Validator geprüft.
Gutschriften bei Storno und Erstattung, DATEV-Export und ein Download-Link für Ihre Kunden sind inklusive.

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Stand: September 2026. Grundlage sind die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de) einschließlich des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025. Diese Seite ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Weitere Antworten finden Sie in unseren häufigen Fragen.