Ratgeber

E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was Shopify-Händler jetzt wissen müssen

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung in Deutschland für Geschäfte zwischen Unternehmen schrittweise Pflicht. Hier erfahren Sie, was das für Ihren Shopify-Shop bedeutet – und was nicht.

Kurz erklärt

Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025.
Versenden müssen Sie E-Rechnungen bei Geschäftskunden ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028 (alle).
Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht betroffen.
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Erlaubt sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931).

Der Zeitplan

Seit 1. Januar 2025

Empfangspflicht für alle Unternehmen

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer. Für Lieferantenrechnungen reicht dafür meist ein E-Mail-Postfach und eine Software, die das XML lesen kann.
Bis 31. Dezember 2026

Übergangsphase für den Versand

Bei Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) dürfen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Für andere elektronische Formate braucht es die Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027

Versandpflicht für größere Unternehmen

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen.
Ab 1. Januar 2028

Versandpflicht für alle

Alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen sein – unabhängig vom Umsatz. Ausnahmen gelten nur noch für die unten genannten Fälle.

Betrifft das meinen Shopify-Shop?

Sie verkaufen an Privatkunden (B2C)

Für diese Rechnungen gibt es keine E-Rechnungspflicht. Sie dürfen weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen. Eine E-Rechnung nach EN 16931 ist trotzdem erlaubt – als hybride ZUGFeRD-Rechnung ist sie für Privatkunden ein ganz normales PDF.

Sie verkaufen auch an Unternehmen (B2B)

Bestellt ein Unternehmen aus Deutschland bei Ihnen, gilt für diese Rechnung die Versandpflicht – ab 2027 bzw. 2028. Da Sie im Shop oft nicht sicher wissen, ob ein Kunde privat oder gewerblich kauft, ist es am einfachsten, jede Bestellung als E-Rechnung auszustellen.

Unabhängig davon müssen Sie als Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen Ihrer Lieferanten und Dienstleister empfangen und archivieren können.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Rechnungsdaten liegen als XML vor, sodass Buchhaltungssoftware sie ohne Abtippen verarbeiten kann.

XRechnung: reines XML, vor allem bei öffentlichen Auftraggebern üblich.
ZUGFeRD / Factur-X: ein PDF mit eingebettetem XML (hybrides Format). Zulässig ab dem Profil EN 16931 – die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Bei hybriden Rechnungen ist der XML-Teil führend. Das PDF ist die lesbare Ansicht für Menschen.
Ein PDF ohne strukturierte Daten, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung. So prüfen Sie Ihre Rechnungen.

Ausnahmen von der Versandpflicht

Rechnungen an Privatkunden und andere Nicht-Unternehmer
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto)
Fahrausweise
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Aufbewahrung

E-Rechnungen müssen 8 Jahre aufbewahrt werden – und zwar mindestens der strukturierte Teil (das XML) so, dass er unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus.

So hilft Ihnen InvoPass

Für jede Bestellung in Ihrem Shopify-Shop entsteht automatisch eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD/Factur-X (Profil EN 16931) als PDF/A-3 – für Privat- und Geschäftskunden gleichermaßen.
Bei Stornierungen und Erstattungen erzeugt InvoPass die passende Gutschrift.
Rechnungen samt XML bleiben im Belegarchiv abrufbar; der DATEV-Export liefert Buchungsdaten und PDFs für Ihre Steuerberatung.
Kleinunternehmer-Regelung (§ 19 UStG) wird unterstützt. XRechnung folgt in Kürze.

InvoPass kümmert sich um Ihre ausgehenden Rechnungen aus Shopify. Für den Empfang von Lieferantenrechnungen benötigen Sie eine eigene Lösung, etwa Ihre Buchhaltungssoftware.

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Stand: September 2026. Grundlage sind die FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de) einschließlich des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025. Diese Seite ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung – klären Sie Einzelfälle bitte mit Ihrer Steuerberatung. Weitere Antworten finden Sie in unseren häufigen Fragen.